2025.12.10
保管書類の期限について
アルミニウムの熱処理を行ったときには、どのような温度で何時間ぐらい熱処理を行ったかの記録をしています。
通常は配電盤に取り付けてある記録計で「記録紙」や「チャート紙」と呼ばれる紙に出力します。
これは、一定の時間ごとに打点し、そのときに紙が動くことで曲線や直線のグラフが出力されます。
お客様からの要望により、コピーを取るか原紙を提出しています。
コピーを提出したときには原紙を弊社で保管することになります。
規定では１０年となっていますが、最近はお客さまからの要望で１５年や２０年の保管をお願いされることがあります。
各社からのご依頼があって、今のところは大丈夫ですが書類が増えてきますと保管場所の確保が必要になってきます。
また、管理もしっかりと行うため、お客様との相談によって１０年を超える分に関してはお客様で保管するか、あるいは費用をいただくことになるかもしれません。
保管書類としては、他にも熱処理作業成績表や管理シートがあります。
納品書や受領書に関しては経理関係の書類として８年で廃棄しております。
品質関係については、何かトラブルが発生したときに過去の事例を探ったりすることがありますので、できるだけ長期保存が望ましいと思います。
デジタルデータに変換する場合には無期限で保管することができますので、そちらも検討した方が良さそうです。
社内のHDDとグーグルやアマゾンなどのクラウドサービスを併用すれば安全ですが、銀行のように磁気テープでのバックアップも加えれば万全かもしれません。
いずれにせよ、過去のデータの保管については重要な要素ですので、引き続き対応していきます。
アルミの熱処理についてのご相談はいつでも受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせをいただければ幸いです。
よろしくお願い致します。
（記事作成：森）